Sedințele, întâlnirile sau meeting-urile după cum le numește fiecare companie, ar trebui să fie un instrument de luare a deciziilor, de dezbatere și organizare, de găsire a celor mai bune soluții pentru rezolvarea unor probleme sau situații.
În contextul actual, în care ședințele au migrat în online, e bine să te asiguri că acestea sunt cel puțin la fel de eficiente, pentru că munca la distanță poate fi mai dificilă, mai stresantă și cu distrageri suplimentare provenite de la membrii familiei sau diverse situații casnice.
Câteva strategii simple te pot ajuta să te pregătești astfel încât fiecare ședință online să fie mai eficientă:
- Creează-ți un program pentru a ține lucrurile sub control. Când stabilești o întâlnire online, ține cont de mai mulți factori care ți-ar putea afecta videoconferința, cum ar fi ora aleasă să îți fie confortabilă, programul copiilor sau al membrilor familiei cu care împarți aceeași locuință, momentul potrivit care să-ți permită să acorzi întreaga ta atenție pe toată durata ședinței etc.
- Știm că este tentant să lucrezi într-o poziție confortabilă pe canapea dar acest lucru nu este neapărat recomandat atunci când participi la videoconferințe. Un birou este o alternativă mai potrivită pentru această perioadă, dacă nu ai deja o masă pe care să o poți adapta nevoilor tale. Atenție și la poziționarea față de sursele de lumină naturală, precum și la umbrele care se văd pe ecran în cazul luminii artificiale.
- Elimină orice factor care te-ar putea distrage. Lucrul de acasă presupune cu adevărat o disciplină, deoarece poți fi foarte ușor distras de diferite obiecte sau sunete din jurul tău. Astfel, ține cont să închizi ușa sau fereastra camerei dacă este necesar, să îți scoți animalul de companie din încăpere dacă acesta obișnuiește să te întrerupă sau să îți dai telefonul pe silențios.
- Încearcă să organizezi ședința astfel încât să existe un program bine stabilit iar participanții să fie înștiințați în prealabil în legătură cu topicurile principale și timpul dedicat. Astfel, veți putea urmări cu ușurință toate subiectele pe care trebuie să le dezbateți și veți putea ocupa timpul stabilit inițial. Puteți desemna o persoană care să culeagă toate informațiile importante și să creeze minuta ședinței, un instrument valoros de follow-up ulterior.
- Întâlnirile online necesită destul de multă concentrare, de aceea nu este recomandat să dureze foarte mult timp. Mai degrabă, dacă este cazul, ar fi bine să împarți întâlnirea în sesiuni de 1 sau 2 ore, cu subiecte diferite.
Întâlnirile online nu sunt dificile, dacă respecți câteva reguli, poți colabora eficient cu echipa ta, utilizând platforma digitală pe care compania o pune la dispoziție. Lucrul de la distanță este în creștere în multe industrii și a intrat deja în normalitate, prin urmare videoconferințele vor rămâne de actualitate mult timp de acum înainte.
Tu cum te organizezi pentru videoconferințe? Răspunde la mini chestionarul de aici . Timp de răspundere – aproximativ 2 minute.